Дистанционный ОГУ — : Цифровая приемная кампания

Дистанционный ОГУ — : Цифровая приемная кампания

Наш рассказ о том, как университет осваивал дистанционный формат продолжается. Первую часть летописи о первых настройках работы онлайн можно посмотреть здесь. Вторая серия была посвящена новому опыту проведения сессии, госэкзаменов и выпускных в онлайн-формате. Сегодня мы расскажем о беспрецедентной по своим масштабам подготовки дистанционной приемной кампании.

Цифровая приемная кампания. Открыть в новом окне

Еще в апреле началась просветительская работа с абитуриентами. Впервые была создана серия «Виртуальных дней открытых дверей». В процессе создания и запуска принципиально нового для вуза проекта участвовал отдел по социальной и воспитательной работе, отдел по связям с общественностью и отдел информационных систем ЦИТ. Происходили съемки интервью ректора и проректоров. Организованы трансляции ответов ректора и проректоров на вопросы абитуриентов в социальных сетях и на сайте вуза, велась последующая работа с комментариями. Студенты со страниц соцсетей рассказывали абитуриентам о вузе в фомате стендап-шоу.

В это же время сотрудники ЦИТ начали полную перестройку технологии работы приемной комиссии. Для взаимодействия абитуриентов с университетом в предельно сжатые сроки Павлом Веденеевым, Алексеем Паршковым, Надеждой Ащеуловой, Антоном Пархамовичем был создан «Личный кабинет абитуриента». Большой вклад в оформление личного кабинета внес дизайнер Игорь Возяков.

Личный кабинет позволил абитуриентам подавать заявления о приеме в головной вуз, все филиалы и колледжи ОГУ, вносить в них изменения, отзывать поданные документы, просматривать индивидуальное расписание вступительных испытаний, получать все необходимые инструкции и ссылки для прохождения вступительных испытаний, загружать файлы с видеосъемкой прохождения тестирования, узнавать результаты вступительных испытаний, подавать заявления на перенос вступительных испытаний на другую дату или сдачу в резервные сроки, подавать апелляции, отслеживать конкурсную ситуацию, подавать согласие на зачисление, отслеживать состояние и историю обработки всех поданных обращений и много других функций.

Были изменены и разработаны десятки видов новых бланков заявлений, написаны десятки инструкций по заполнению и подаче заявлений, подготовлены их образцы.

В настоящее время пользователями личного кабинета абитуриента стали уже свыше 10 000 человек, и их количество неуклонно растет.

Приемная комиссия переехала

Антон Пархамович выполнил колоссальную модернизацию программной системы «Приемная комиссия» ИАС ОГУ, которую уже свыше 20 лет использует секретариат приемной комиссии ОГУ. Новые функции позволили модерировать и обрабатывать 15 видов заявлений, подаваемых абитуриентами через их личные кабинеты, помогать абитуриентам корректно оформлять заявления, уведомлять поступающих обо всех изменениях в статусе поданных обращений на электронную почту, обрабатывать результаты вступительных испытаний и многое другое.

Видоизменились и рабочие места секретарей приемной комиссии: каждое из них теперь оборудовано двумя большими мониторами для удобства одновременного просмотра электронных документов, предоставленных абитуриентами, и приложения «Приемная комиссия ОГУ». Впервые за долгое время приемная комиссия размещена не в спортивном зале, как это сложилось исторически, а в компьютерных лабораториях бывшего Интернет-центра. Сотрудниками отдела ремонта и обслуживания информационно-вычислительной техники были произведены тестирование и настройка вычислительной техники, установлено необходимое программное обеспечение. Сотрудники отдела телекоммуникаций провели новые телефонные линии для каждого факультета и института. Веденеев Павел и Ирина Агеева ознакомили с новой концепцией работы приемной комиссии и провели обучение секретариата приемной комиссии головного вуза, филиалов и колледжей.

Организовать 10 000 вступительных испытаний

Отдельной трудоемкой задачей стала организация вступительных испытаний с использованием дистанционных технологий. Ежегодно университетом самостоятельно проводится порядка 10 тысяч вступительных испытаний для поступающих в головной вуз, филиалы и колледжи. Было решено проводить вступительные испытания в форме тестирования с осуществлением видеосъемки процедуры абитуриентом с дальнейшей передачей видеозаписи университету через свой личный кабинет.

Для проведения тестирования Юрием Ушаковым был настроен отдельный сервер на базе системы электронного обучения Moodle, доступный по адресу abitexam.osu.ru. На этом сервере Антоном Пархамовичем было создано 60 банков заданий по общеобразовательным предметам и комплексам предметов для поступающих в магистратуру, произведена межплатформенная конвертация примерно 25 000 тестовых заданий из заданий, подготовленных в редакторе Microsoft Word, в гипертекстовый формат HTML, включая рисунки, формулы и другие сложные для конвертации объекты.

Им же разработаны специальные программные средства для интеграции баз данных ИАС ОГУ и системы электронного обучения Moodle, которые позволили в автоматизированном режиме производить запись абитуриентов на тестирование в соответствии с их индивидуальным расписанием, а также получать результаты тестирования из базы данных Moodle в базу данных ИАС ОГУ.

Чтобы абитуриентам было проще освоить новый маршрут поступления с использованием цифровых сервисов вуза, сотрудниками отдела сопровождения дистанционных образовательных технологий учебно-методического управления Вероникой Запорожко и Денисом Парфёновым разработаны видеоинструкции, позволяющие наглядно продемонстрировать процесс сдачи вступительных испытаний.

В рамках подготовки проведения приемной кампании в режиме онлайн в 2020 году не остались без внимания творческие конкурсы для направлений «Журналистика», «Дизайн архитектурной среды», «Архитектура», «Дизайн». Вероникой Запорожко и Денисом Парфеновым на площадке exam.osu.ru созданы технические условия для проведения творческих вступительных испытаний с применением дистанционных образовательных технологий. Для будущих аспирантов на этой же платформе разместились площадки для организации вступительных испытаний с использованием уже традиционных средств видеоконференцсвязи.

Для консультирования поступающих перед вступительными испытаниями была проведена масштабная работа по съемкам и размещению на канале youtube, сайте «Абитуриент» и форуме ОГУ видеороликов с консультациями преподавателей. Новый сотрудник отдела по связям с общественностью Олег Дышлюк в короткий срок отснял и смонтировал более 45 видеоконсультаций к испытаниям по общеобразовательным предметам, к творческим конкурсам и поступлению в магистратуру. Активно приняли участие в этом процессе и руководители магистратур. Заведующая сектором разработки и сопровождения сайтов ЦИТ Юлия Кирикова, сотрудник этого сектора Ольга Янгичер оперативно обрабатывали и выкладывали их на все ресурсы.

Онлайн апелляции и оплата за обучение

Работники отдела работы с абитуриентами и организации приема Фролова Татьяна, Романова Елена, Кобзева Наталья отметили, что в такой сложной приемной кампании они еще не принимали участие. Большая часть работы, выполняемая обычно в течение года, исходя из новых реалий, должна быть выполнена в очень сжатые сроки. Однако мы все стараемся оперативно реагировать на изменения. И если все пройдет относительно успешно, это будет самая настоящая победа сотрудников вуза, участвовавших в испытании пандемией, а также абитуриентов и их родителей.

По результатам вступительных испытаний поступающие в личном кабинете могут подавать апелляции, которые рассматриваются с использованием дистанционных технологий посредством видеоконференцсвязи. Ащеуловой Надеждой для каждой предметной комиссии зарегистрированы учетные данные, создана и настроена своя конференция для рассмотрения апелляции. Назначенное время и идентификационные данные для доступа к конференции абитуриенты получают также в личном кабинете.

— Уже 4 месяца наши специалисты работают в максимально напряженном режиме, чтобы реализовать все инструменты, необходимые для внедрения новых дистанционных технологий во всех сферах деятельности университета для абитуриентов, обучающихся и работников. Количество задач, которые еще предстоит решить в ближайшем будущем, огромно, — констатирует Павел Веденеев.

Близок к завершению тестирования и вводу в эксплуатацию и новый сервис по приему оплат за оказанные университетом образовательные и другие виды услуг банковскими картами по технологии «Интернет-эквайринг». Разработчики ЦИТ Артур Жигалов, Павел Веденеев, Надежда Ащеулова работают в тесном взаимодействии с сотрудниками Управления бухгалтерского учета и отчетности Андреем Энсом, Юлией Зацарининой, Екатериной Орловой. Одна из главных задач на текущий момент — сделать максимально удобный сервис по оплате с соблюдением всех требований законодательства.

Работа продолжается.